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Innovación a la medida’, con la Automatización del Plan Anual de Adquisiciones se da un primer paso en la Implementación y manejo de la información en línea y en la nube de todos los procesos asociados al seguimiento y control de la planeación estratégica del IDT.

 

 

Contexto

 

Con la automatización del Plan Anual de Adquisiciones, a través de la aplicación google sheet - excel de Google, se busca estructurar una herramienta que permita simplificar y hacer más eficiente las actividades de reporte y seguimiento asociada a la planeación institucional, generando información actualizada y oportuna para la toma de decisiones.

 

A través de la automatización del PAA en Google sheet – excel, se puede consultar en línea y de manera segura toda la información asociada a la planeación estratégica, se alimentan las bases de datos y se da de manera automática la actualización de todos los reportes, logrando obtener información presupuestal, avance en metas, cumplimiento de los planes de acción y el estado actual de la planeación estratégica.

 

 

Objetivo del programa

 

Lograr la consulta en línea de la información de la planeación estratégica de manera eficiente, oportuna y todo resumido en un Dashborad.

 

 

¿Quiénes somos?

 

En el siguiente video te contamos quiénes hacemos parte de este proyecto. 

 

 

 

 

¿Por qué somos parte de este proyecto?

 

Desde la Oficina Asesora de Planeación evidenciamos la necesidad de estructurar bases de datos unificadas en un solo repositorio y articulada que nos permitieran consolidar y realizar las tareas respectivas de validación y seguimiento de manera más oportuna, eficiente y acorde a los nuevos retos de la virtualidad.

 

Evidenciando dicha necesidad y observando las herramientas disponibles a través de google, consideramos que era importante empezar a estructurar nuevas bases de datos que permitirán el diligenciamiento, y su posterior consulta  en linea,  obteniendo como resultado final un tablero visual Dashborad que permitirá de manera muy visual y ejecutiva  ver los resultados finales.

 

 

¿Cómo vamos?

  

El proyecto en este momento presenta la herramienta 'Dashboard, tablero de control visual', el cual puedes conocer ingresando aquí: 

 

 

 

Además, esta iniciativa se estructuró con dos indicadores, a la fecha tenemos un avance del 94% del proyecto que corresponde a: 

 

Nombre

Unidad

Fórmula

Línea Base

Valor Esperado

Valor avances


Módulos automatizados en la herramienta de seguimiento integrada.


%

No. de Módulos automatizados en la herramienta de seguimiento integrada/ No. de módulos a automatizar *100

1.PAA,

2. SECOP,

3. Plan de acción proyectos,

4. Plan estratégico,

5. Plan de acción MIPG

6.Indicadores de Gestión,

           100%

             100%

Formatos e informes automatizados

#

No. de formatos e informes automatizados / No. de formatos e informes a automatizar * 100

1.   Plan Anual de adquisiciones

 

2. Solicitud Modificación del PAA,

3. Solicitud de CDP.

4. Reporte ejecución reservas,

5. Reporte ejecución pasivos,

6. Reporte avance metas.

7. Formato Adquisiciones PAA para SECOP

8. Bitácora de modificaciones PAA

9. Informe de ejecución consolidado

100%



 

8/9 = 88%